Descubre la importancia de un plan de formación para empleados y cómo crear uno en 5 pasos efectivos para mejorar competencias y productividad en tu empresa.
En un mercado empresarial en constante cambio y marcado por avances tecnológicos, el surgimiento de nuevos competidores y retos económicos, las organizaciones deben poder adaptarse rápidamente si quieren mantenerse competitivas. Y si bien esto requiere una estrategia multidimensional, una de sus aristas más importantes radica en el desarrollo continuo de los colaboradores.
Cuando los equipos se mantienen al día con los conocimientos y competencias de la industria, mejora su eficiencia y productividad, a la vez que crece su capacidad de innovación.
Por eso, implementar un plan de formación para empleados puede ser un paso decisivo que ayude a los colaboradores a adquirir las habilidades necesarias para enfrentar los cambiantes retos de su rol, mientras la empresa se mantiene a la vanguardia.
¿Qué es un plan de formación para empleados?
“Un plan de formación para empleados es una estrategia de capacitación interna que describe las técnicas, actividades, necesidades, objetivos, entregables y el plan de estudios que se utilizará para capacitar a los trabajadores”, define la escuela de negocios IEBS.
En este sentido, el plan de formación debe estar alineado con la estrategia de negocios de la empresa y debería ser uno de los ejes centrales de la labor del departamento de Recursos Humanos.
Objetivos de un plan de formación para empleados
El principal objetivo de un plan de formación y desarrollo sólido es asegurar que los colaboradores cuentan con las aptitudes necesarias para cubrir las posiciones clave dentro de la empresa o para poder adaptarse a los cambios en su rol. Esto implica que los objetivos estratégicos de la organización y la planificación de las competencias de los colaboradores deben estar alineados.
Por otro lado, al ofrecer oportunidades para el crecimiento y desarrollo de los colaboradores, lo que les permite progresar en su carrera, el plan de formación contribuye a retener el talento, aumentar la satisfacción laboral y reducir la rotación de personal.
Beneficios de implementar un plan de formación
Un plan de formación bien planificado y ejecutado contribuye a mejorar las habilidades de los colaboradores, haciéndolos más eficientes en su tarea, señala Coursera. Esto se traduce en un mejor desempeño laboral, que conduce a una mayor productividad y favorece que los talentos puedan adaptarse mejor a los cambios en sus tareas.
De igual modo, invertir en planes de formación que enfaticen habilidades indispensables como el trabajo en equipo o la capacidad de comunicación efectiva, puede contribuir a que haya mejor colaboración hacia adentro y hacia fuera de los departamentos.
Y la organización en conjunto se beneficia con ello. Gracias a que puede impactar positivamente en la actitud y colaboración del personal, el desarrollo del talento interno tiene el potencial de enriquecer a la par, el clima organizacional.
5 pasos al crear un plan de formación para empleados
Planificar y poner en marcha un plan de formación eficaz requiere configurar una estructura de desarrollo clara y alineada a los objetivos estratégicos de la empresa. Para eso, pueden seguirse los siguientes pasos:
Paso 1. Identificar las necesidades de formación
Cada empresa es un mundo. En consecuencia, antes de lanzarse a implementar un plan de formación, es esencial hacer un diagnóstico de situación que eche luz sobre el camino que desea seguir la organización y que permita definir cuáles son las competencias y habilidades que sería preciso desarrollar en los colaboradores.
En este sentido, deben proyectarse las necesidades futuras de la empresa e identificar aquellas competencias que, una vez adquiridas, podrían aportar productividad y competitividad.
Paso 2. Definir los objetivos de formación
A partir del diagnóstico de situación, el siguiente paso es definir los objetivos de formación, en sus dos vertientes: se deben delinear metas globales del programa de formación y, a partir de estas, objetivos de entrenamiento específicos y medibles, que conducirán a las primeras.
En este sentido, es necesario que, para cada etapa del proceso de formación, pueda identificarse con claridad qué se debe aprender y por qué esa información es importante. Esto permitirá, en una etapa posterior, evaluar el desempeño de cada colaborador, el éxito de la capacitación en su conjunto e identificar áreas de mejora.
Asimismo, es importante establecer objetivos claros y realistas. Es decir, fáciles de entender y relevantes para las necesidades de los colaboradores. Esto contribuye a mantener la motivación y el interés en el programa de formación.
Paso 3. Diseñar el programa de formación
A la hora de aprender, existen una multiplicidad de maneras de presentar un mismo contenido. Por eso, el primer paso al diseñar un programa de formación para empleados es tener claro qué tipo de iniciativa se desea implementar.
Algunas alternativas en este sentido incluyen:
- Estilo aula o taller
- Seminarios internos o conferencias con expertos de la industria
- Capacitaciones basadas en habilidades o en gestión
- Formaciones en el trabajo
- Actividades con recursos externos
- Formaciones presenciales o en línea
- Modalidades con un cronograma estructurado o propio ritmo
Además, pueden implementarse actividades de entrenamiento en grupo, basadas en la práctica o guiadas por un instructor.
¡A no abrumarse! Para definir estas cuestiones, la Universidad de San Diego recomienda responder primero estas preguntas:
- ¿Qué temas se quieren tratar?
- ¿Cuál es la información más importante?
- ¿Cómo se desea empezar y terminar la formación?
También es importante recordar que cada colaborador llegará a la formación con una determinada experiencia y conocimiento previos, así como con intereses y necesidades de aprendizaje propias.
No obstante, señala Bridge, todo buen programa de formación debe incluir, al menos, los siguientes aspectos:
- Temas y objetivos de aprendizaje de cada lección
- Colaboradores a los que va dirigido
- Formato de capacitación y método de enseñanza
- Cronograma de actividades
De igual modo, al momento de diseñar el plan de formación, es clave definir con qué criterios se hará seguimiento y medirá el progreso de cada colaborador. Para eso, es importante establecer hitos y criterios de evaluación que permitan allanar el camino hacia adelante y tomar decisiones basadas en datos.
Paso 4. Implementar el plan de formación
Una vez diseñado el programa de formación, el siguiente paso es ponerlo en marcha. Esto implica coordinar todas las actividades, recursos y herramientas necesarias para que las sesiones se desarrollen de manera eficiente.
Es fundamental que los participantes conozcan de antemano el propósito de la formación, cuáles son los objetivos parciales buscados y cómo ellos mismos se beneficiarán si se comprometen con las actividades.
Además, es recomendable asignar responsables del programa que se ocupen de supervisar que la iniciativa avanza según el plan y que hagan seguimiento de los cronogramas y métodos delineados. Esto permitirá detectar a tiempo la necesidad de ajustes y optimizar resultados.
Paso 5. Evaluación y ajuste del plan de formación
Como con otras iniciativas empresariales, la evaluación es clave para conocer su grado de efectividad. Esto requiere, como explica IEBS, considerar tres aspectos:
- Gestión: evaluar en qué medida se ha implementado correctamente el programa de formación, incluidas su organización, comunicaciones y la asistencia lograda.
- Eficiencia: analizar tanto la disposición de los participantes a realizar las actividades propuestas como el grado de adquisición de los nuevos aprendizajes y su transferencia a las tareas laborales.
- Rentabilidad: el objetivo principal es medir el retorno de la inversión. Para eso, deben compararse los costos de planificación e implementación del programa con los beneficios obtenidos.
En base a ello, es recomendable hacer ajustes al plan de formación, para corregir o mejorar aspectos específicos. Esto contribuirá a que el programa se mantenga efectivo, actualizado y alineado a las cambiantes necesidades de la empresa y sus colaboradores, garantizando su relevancia a largo plazo.
Conclusión
Un plan de formación para empleados es una herramienta estratégica fundamental para mejorar la competitividad y productividad de los colaboradores, lo que impacta directamente en la capacidad de la empresa para responder y adaptarse a un mercado en constante evolución.
Siguiendo los pasos adecuados, desde la identificación de las necesidades de formación hasta la evaluación y ajuste continuo del programa, las empresas pueden asegurarse de que sus equipos están preparados para enfrentar los retos actuales y futuros, y aportar así al éxito de la organización.
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Fuentes:
- BIZNEO. Cómo diseñar un plan de formación para tu empresa
- BRIDGE. How to create an employee training program in 10 steps
- CONNECTEAM. How to set realistic employee training objectives for your team
- COURSERA. The power of an effective employee training plan
- IEBS. Cómo hacer un plan de formación para empleados en 12 pasos
- ISPRING. Plan de formación de una empresa: ¿Cómo se hace?
- UNIVERSIDAD DE SAN DIEGO. How to create an employee training plan in 10 steps
