Aprende a realizar el Payroll de tu empresa con estos pasos esenciales. Incluye nómina, impuestos y más.
Cuando se trata de administrar los recursos humanos de la empresa, la gestión del Payroll se posiciona como la columna vertebral que mantiene a los equipos motivados y el negocio en regla. Su objetivo es claro: garantizar que los colaboradores reciban correctamente el pago y los beneficios de su trabajo, mientras se cumplen con las regulaciones locales.
Pero, entre números, formularios y fechas límite, el proceso puede volverse en ocasiones muy cuesta arriba.
La clave para hacerlo manejable está en adoptar una estrategia paso a paso que ayude a reducir la probabilidad de errores, optimizar el tiempo y cumplir con las normativas legales, mientras se asegura que los colaboradores reciben puntualmente lo que merecen.
¡Armemos juntos un plan de acción para simplificar la gestión de tu nómina y cumplir con todas las normativas!
Preparación de la nómina
La nómina es un documento que certifica que la empresa ha cumplido con el pago de salarios, incluyendo los adicionales y descuentos correspondientes para cada colaborador, explica Economipedia.
No obstante, no todos los colaboradores forman parte de la nómina. Como empleadores, las empresas pueden entablar distintos tipos de contrato de trabajo: a tiempo completo o parcial a largo plazo, por temporada o eventual, o pueden atraer prestadores de servicio para proyectos puntuales, detalla Argentina.gob.ar. Por ello, es muy importante tener en cuenta todos los datos que necesitamos del empleado para generar estas diferenciaciones.
Recolección de información
Como vemos, forman parte de la nómina sólo los colaboradores directamente contratados por la empresa, y es sobre ellos que se calculan también las cargas laborales. En cambio, los contratistas independientes reciben el pago acordado por sus servicios y son los responsables de gestionar sus propias responsabilidades impositivas, aclara Andi Smiles, asesora financiera de pequeñas empresas, en un artículo para Gusto.
Una vez delimitados los colaboradores que deben hacer parte de la nómina, es importante tener a mano toda la información básica de tus empleados, como el nombre, documento de identidad, el número de seguridad social, su tipo de contrato, las especificaciones de su acuerdo laboral, su categoría profesional y el salario bruto.
Con estos datos en orden, debes cumplir con una serie de pasos para realizar la nómina por de forma correcta y eficiente:
1. Obtener los números de identificación
El primer paso para poder procesar la nómina es registrar la empresa ante las autoridades correspondientes, para obtener la clave única de identificación tributaria (CUIT, en Argentina) o su equivalente en cada país. Este número es fundamental porque permite cumplir con las obligaciones fiscales y legales.
No obstante, es importante no confundir el número de identificación tributaria con la razón social, que es el nombre formal con el que la empresa se ha registrado ante las autoridades y con el que es reconocida legal y comercialmente, indica el sitio Sistema de Facturación.
2. Seleccionar el calendario de pagos
Una de las decisiones más importantes en la gestión de la nómina es definir el calendario de pagos más adecuado para la empresa y sus colaboradores. Las opciones más habituales son pagos semanales, quincenales o mensuales, aunque la elección dependerá de factores como el tipo de industria y su capacidad para gestionar el flujo de dinero.
En esta línea, los pagos semanales suelen ser más acordes para trabajos temporales o de alta rotación, mientras que en entornos más estables se prefiere hacer la nómina de manera mensual.
3. Reunir la información que influye en la nómina
En un primer momento vimos que es necesario contar con la información esencial de cada empleado. Se suma a ello la importancia de conocer también el convenio colectivo que se aplica en el sector y las retenciones que aplican según las normativas vigentes, específica ARCH Latam.
Además, se deberá considerar el registro de las horas trabajadas, las ausencias, las licencias o vacaciones, los descuentos y otros eventos que impacten en la remuneración del empleado.
4. Cálculo de los salarios
A partir de la información reunida ya es posible calcular el salario neto para un período específico, usualmente mensual o quincenal. Es decir, la cantidad que cada colaborador recibirá ‘en mano’ una vez hechas las deducciones por llegadas tarde y ausentismo, sanciones si las hubiera, y en concepto de cargas impositivas y de la seguridad social.
A partir de ello, se emite la nómina con todos los datos requeridos: datos de la empresa y del trabajador, período de liquidación, devengos (salario base, complementos, horas extras, etc.), deducciones (cotizaciones y retenciones), y liquidación a percibir, agrega el portal.
Manejo de impuestos en el Payroll
Más allá de las cuestiones puramente salariales, la gestión del Payroll implica el cumplimiento de obligaciones de la seguridad social y tributarias.
Por eso, si se hace manualmente, es de suma importancia conocer en detalle las leyes laborales y tributarias, tanto a nivel federal como provincial (estatal) y local, para mantener la empresa en regla, advierte Smiles. Además, el consenso general es que debe aplicarse la normativa que resulte más ventajosa para el colaborador.
5. Cálculo de las contribuciones fiscales sobre la nómina
En Argentina, por ejemplo, al dar de alta a un trabajador, además del sueldo bruto correspondiente, la empresa debe pagar obligaciones destinadas al sistema de seguridad social, como las contribuciones al Sistema Integrado Previsional Argentino (SIPA), que financia las jubilaciones, al Instituto Nacional de Servicios Sociales para Jubilados y Pensionados (PAMI), que brinda cobertura médica, además de aportes a obras sociales, seguros de riesgo de trabajo (ART) y al Fondo Nacional de Empleo.
De igual modo, cuando corresponde, los empleadores deben retener impuestos sobre el salario de sus trabajadores, como el impuesto a las ganancias, y reportar estas retenciones a las autoridades fiscales.
6. Emitir los pagos
El pago de salarios es una etapa crucial que debe hacerse de manera precisa y puntual siguiendo el calendario establecido, ya que esto asegura que la empresa cumple con sus obligaciones a la par que contribuye a mantener la confianza del equipo.
Asimismo, es fundamental llevar un registro detallado de cada pago emitido para garantizar la transparencia y facilitar posibles auditorías o consultas.
7. Presentación de formularios
En el marco de la gestión del Payroll, y continuando con el ejemplo de Argentina, el cumplimiento de las normativas tributarias y de seguridad social implica la presentación de una serie de formularios clave, entre los que se encuentran:
- Formulario 931 del ARCA: Este es un informe mensual obligatorio que detalla las contribuciones patronales y las retenciones realizadas a los colaboradores, incluyendo aportes al SIPA, PAMI y obras sociales. Su presentación es esencial para estar al día con las obligaciones de la seguridad social.
- Formulario F.649 (Impuesto a las Ganancias – Régimen de Retención): Este documento debe entregarse al trabajador al cierre del período fiscal para informar sobre las retenciones realizadas en concepto de impuesto a las ganancias durante el año. Es indispensable para cumplir con la normativa de transparencia tributaria.
- Certificados de retención: En algunos casos, dependiendo de la jurisdicción, puede ser necesario emitir certificados específicos para impuestos provinciales o municipales, como el impuesto a los ingresos brutos.
Es fundamental mantener estos documentos actualizados y presentarlos dentro de los plazos establecidos para evitar sanciones o intereses moratorios. Además, una correcta gestión de los formularios facilita auditorías y brinda confianza tanto a los empleados como a las autoridades regulatorias.
8. Guardar los registros de nómina e impuestos
Es fundamental mantener completos y actualizados todos los registros asociados al Payroll. Esto incluye los contratos de los colaboradores, pagos de salario, retenciones de impuestos y cualquier otra documentación relevante, como beneficios sociales y horas extra trabajadas.
Además, es importante archivar todos los comprobantes de pago (recibos de sueldo) de manera organizada para cada colaborador, detallando los ingresos brutos, retenciones y el monto neto cobrado.
Tener los registros al día no sólo es central al momento de una posible auditoría, sino que permite también resolver rápidamente cualquier inconveniente o duda que pueda surgir con un trabajador respecto de sus pagos, impuestos o prestaciones.
¿Por qué se debe tener un sistema de Payroll?
Aunque no imposible, hacer la nómina a mano puede ser una tarea lenta y engorrosa para los equipos de administración y Recursos Humanos, volviéndola proclive a errores humanos. Asimismo, y especialmente en Latinoamérica, son frecuentes los cambios políticos y en las normativas laborales, lo que impacta directamente en la gestión del Payroll.
En este escenario, contar con un software de Payroll y nómina, como el de Visma Latam, puede simplificar y agilizar notoriamente esta importante tarea, a la par que se mejora la eficiencia y la seguridad de los datos, por mencionar algunos de sus considerables beneficios para las empresas. Para más información, escríbenos a [email protected] o contáctanos aquí. ¡Será un placer asesorarte!
Fuentes:
El apartado “Formularios necesarios” fue realizado con apoyo de la inteligencia artificial y corroborado por los especialistas de Visma Latam.
- ARCA. Empleadores
- ARCH LATAM. Los 5 pasos esenciales para realizar la nómina por primera vez en tu empresa
- ADP. How to do payroll? Set up for small business & LLC
- ARGENTINA.GOB.AR. Modalidades del contrato de trabajo
- ARGENTINA.GOB.AR. Salario
- CALCULAR SUELDO. Calcular costo de un empleado Argentina 2025
- GUSTO. Como administrar tu propio payroll – La Guía Completa
- ECONOMIPEDIA. Nómina
- SISTEMA DE FACTURACIÓN. Cuit y razón social: guía completa para entender su relación
- TECHNOLOGY ADVICE. How to do payroll yourself: a comprehensive small business guide
- TRUEBIT ACADEMY. Período de pago: qué son y cómo elegir el mejor
- VISMA. Payroll para empresas: ¿Qué es y qué ventajas tiene?
