Mira cómo digitalizar la nómina de tu empresa con estos consejos esenciales para mejorar la eficiencia y el cumplimiento normativo.
“El cambio es inevitable, pero la transformación es una decisión consciente”, cita una reconocida frase de la autora y filántropa HeatherAsh Amara, que gana especial relevancia en el contexto empresarial actual. Las organizaciones no sólo deben hacer frente al desafío del cambio constante, sino también decidir activamente qué estrategias seguirán para mantenerse eficientes y competitivas.
La digitalización de la nómina es una de esas decisiones estratégicas que puede marcar una diferencia significativa, tanto por su impacto en la eficiencia operativa como por su efecto en el bienestar de los colaboradores. ¡Averigüemos por qué!
¿Por qué es importante digitalizar la nómina?
La liquidación de sueldos es un proceso administrativo en el que se calcula y paga el salario correspondiente a cada colaborador por el trabajo hecho durante un período determinado. Esto incluye, según las normativas de cada país, el cálculo de los aportes a la seguridad social, las deducciones e impuestos, así como la remuneración en concepto de horas extra, vacaciones y bonificaciones, según corresponda.
La eficiencia de este proceso es fundamental para garantizar el cumplimiento legal, así como para mantener la confianza y el bienestar de los colaboradores. Por eso, son cada vez más las empresas que deciden dar el paso hacia la digitalización de la nómina, adoptando soluciones rápidas, precisas y seguras.
La importancia de esta mejora estratégica queda a la vista:
- Ahorra tiempo y reduce errores al automatizar los cálculos y ya no depender del factor humano para el procesamiento de la nómina.
- Facilita la generación de documentos oficiales y simplifica el cumplimiento de las normativas tributarias.
- Aumenta la seguridad y trazabilidad al almacenar los datos sensibles con acceso controlado y respaldo digital.
- La nómina se gestiona de manera centralizada a través de un único sistema al que puede accederse también de manera remota.
- Mejora la planificación de los recursos humanos al generar reportes sobre los costos laborales por áreas, puestos o contratos.
- El software de nómina puede integrarse con herramientas de control de horarios y de gestión de personal.
5 consejos para comenzar a digitalizar la nómina
Digitalizar la nómina implica mucho más que incorporar una nueva tecnología. Supone repensar procesos, optimizar recursos y elegir el software adecuado para las necesidades de la empresa, en tanto que contar con las herramientas adecuadas puede direccionar favorablemente la estrategia en términos de eficiencia, precisión y cumplimiento normativo. En este sentido, es clave:
1) Seleccionar el software adecuado
Digitalizar la nómina no se reduce a automatizar los cálculos salariales. Supone una transformación integral de la gestión de los recursos humanos que incluye cargar en el software los registros de los colaboradores, adoptar métodos de pago electrónicos, usar herramientas en línea para el control de horarios, y generar y distribuir los comprobantes de pago de manera electrónica.
Además, numerosas soluciones modernas brindan acceso en línea a la información salarial y facilitan funciones de autogestión para los colaboradores, como la solicitud de licencias.
En consecuencia, la elección del software debe pensarse de manera estratégica: debe adaptarse al tamaño de la empresa, poder integrarse con otros sistemas y ofrecer funcionalidades escalables. También es importante evaluar la facilidad de uso, el soporte técnico, la seguridad de los datos y la posibilidad de operar en la nube para garantizar accesibilidad y flexibilidad.
2) ¿Software en la nube u offline?
Tradicionalmente, los sistemas de nómina se han instalado localmente en los servidores de cada empresa, almacenando en ellos todos los cálculos salariales, registros e información de los colaboradores. Aunque sostener estas tecnologías puede dar una sensación de control sobre los datos y de ahorro de dinero al mantener procesos con resultados probados, la realidad es que este enfoque presenta importantes limitaciones en términos de escalabilidad, seguridad y accesibilidad.
En contraposición, un software de nómina alojado en la nube y con el respaldo de un proveedor del servicio, ofrece una alternativa más ágil y eficiente: permite el acceso a la información desde cualquier lugar, facilita las actualizaciones automáticas, mejora la colaboración entre equipos y garantiza altos estándares de seguridad y respaldo de datos. Además, reduce significativamente los costos de infraestructura y mantenimiento.
Por eso, al evaluar mantener el sistema heredado o cambiar a un software en la nube, es importante considerar tanto el presente de la empresa, como su proyección de crecimiento y la flexibilidad que necesita.
3) Analizar los procesos de gestión de sueldos
Antes de implementar un software de nómina en la nube, es fundamental entender en detalle cómo se gestiona la liquidación de sueldos en la empresa. Este análisis permite identificar áreas de mejora y oportunidades para optimizar procesos con la nueva herramienta.
En este sentido, una gestión de nómina eficiente se caracteriza por:
- Los períodos de pago están claramente delimitados garantizando la puntualidad en los procesos.
- Existe un registro y trazabilidad completa de la información de los colaboradores a lo largo de todo el ciclo de la relación laboral.
- Las políticas de deducciones y retenciones son claras y detallan los procedimientos para la gestión de impuestos, seguros y pago de prestaciones.
- El pago de horas extras, bonificaciones y comisiones está claramente definido.
- Los colaboradores son informados acerca de las políticas de nómina y cualquier actualización relevante sobre el tema.
- Se realizan auditorías periódicas para identificar posibles errores, asegurar el correcto cumplimiento de las normativas y mejorar la eficiencia en la gestión de la nómina.
4) ¿Qué políticas necesitas para la emisión de pagos y deducciones?
Una gestión de nómina eficiente supone, necesariamente, el cumplimiento de la normativa laboral vigente. En líneas generales, esto incluye cuestiones relativas al:
- Registro de los colaboradores y sus contratos.
- El cálculo de las percepciones; es decir, del ingreso que recibirá cada colaborador por conceptos asociados a su trabajo.
- El cálculo de las deducciones (retenciones y descuentos)
- La emisión de recibos de pago precisos.
Es fundamental, entonces, que la empresa cuente con una política de emisión de pagos y deducciones clara, en tanto que ésta protege no sólo a los colaboradores, sino también a ella misma al crear un ambiente de trabajo justo y transparente. Por estas mismas razones, es importante mantenerse al día con la legislación laboral, evitando incumplimientos.
En este marco, la digitalización de la nómina aporta un valor decisivo: los softwares modernos permiten configurar políticas personalizadas y automatizar su aplicación a cada tipo de contrato. Además, estas herramientas se actualizan periódicamente para acompañar los cambios normativos.
5) ¿Qué tipo de gestión de contratos y comprobantes realizas?
Una parte esencial del proceso de liquidación de sueldos es la gestión documental de los contratos laborales, recibos de sueldo, certificados y otros comprobantes que se deben generar, almacenar y tener disponibles en caso de que la empresa, algún colaborador o una auditoría lo requieran.
Tradicionalmente, estos documentos se gestionaban en formato papel, lo que conllevaba el riesgo de pérdida de archivos, errores de registro o dificultades para acceder a la información en tiempo y forma. Sin embargo, la digitalización de la nómina posibilita:
- Almacenar toda la documentación en un único sistema centralizado y seguro.
- Generar comprobantes y reportes desde el software de nómina.
- Recuperar fácilmente la documentación ante auditorías o requerimientos legales.
- Facilitar que los colaboradores puedan consultar sus archivos desde el portal de autogestión.
- Asegurar la trazabilidad de cada modificación o actualización en los contratos de trabajo.
Por eso, al elegir un software de gestión de nómina es importante verificar si incluye funciones de gestión documental y firma digital, y si cumple con las normas de protección de datos vigente en el país.
Conoce la solución de Visma Latam
En el camino hacia la digitalización de la nómina, es fundamental contar con una herramienta confiable y adaptada a las necesidades de la empresa. Por eso, Visma Latam ofrece una solución en la nube que automatiza y simplifica la liquidación de sueldos, asegurando la precisión, el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.
El software realiza cálculos precisos de salarios, deducciones y aportes, generando automáticamente los recibos de sueldo y otros documentos oficiales con validez legal. Además, al estar alojado en la nube, la información se encuentra siempre disponible y protegida mediante altos estándares de seguridad.
Otro gran diferencial es su portal de autogestión que mejora la experiencia de los colaboradores al permitirles acceder a sus recibos, solicitar licencias y actualizar información personal de manera ágil.
Se suma a ello la posibilidad de integrar el sistema con otras herramientas de gestión de recursos humanos o control horario, y las actualizaciones periódicas del sistema para reflejar los cambios en las normativas laborales vigentes.
Optar por Visma Latam es dar un paso hacia una nómina más ágil y precisa, alineada con las necesidades actuales de las pequeñas y medianas empresas. ¡Contáctanos! Será un placer asesorarte: [email protected]
Fuentes:
- ADP. ¿Qué es el software de nómina?
- AIHR. Hr digital transformation: an hr leader’s guide
- ÁNGULO 7. Nómina en la nube vs. nómina tradicional: ¿Cuál es la mejor opción?
- DEEL. Guía definitiva para documentar tus procesos de nómina
- FACTORIAL. Percepciones y deducciones en la nómina: Guía completa
- JOIN2WORK. Digitalización de nóminas: El futuro de la gestión salarial
- LANO BLOG. Digital payroll: how to prepare payroll for the digital era
- NIBUSINESSINFO.CO.UK. Payroll software
- SHIFTBASE. Gestión de nóminas: todo lo que necesitas saber para evitar errores
- VENTURESSOFT. Tips para una administración de nómina eficiente
- VISMA LATAM. Liquidación de sueldos: ¿Qué es y cómo se realiza?
