Exploramos la comunicación interna en las empresas, su importancia y estrategias para implementarla con eficiencia.
Una organización es tan fuerte como la red de clientes que logra consolidar. Pero, mientras que el foco tiende a estar en quienes (potencialmente) eligen la marca, suelen muchas veces perderse de vista esos ‘compradores’ más inmediatos que forman una empresa: el personal. Es precisamente a ellos a quienes debemos hablar si el objetivo es propiciar la productividad, la calidad, la integración de las diferentes áreas y los resultados, así como si se desea retener el talento y reforzar su lealtad profesional.
Hoy más que nunca, en un contexto laboral en el que priman cada vez más el trabajo híbrido y remoto, la comunicación interna debe ser un pilar en la gestión de los recursos humanos, para poder así construir y desarrollar una empresa exitosa. Gracias a ella, es posible llegar a todos los colaboradores con un mismo mensaje y unificar los canales para que así suceda. ¡Profundicemos de qué se trata!
¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna refiere al conjunto de métodos que una empresa utiliza para que la información fluya entre sus departamentos y equipos. Es decir, incluye todos los mensajes y la relación que esta tiene con sus colaboradores, para mantenerlos informados y conectados.
A diferencia de la comunicación externa, ligada al diálogo entre la empresa y sus públicos externos pero relacionados a ella, la comunicación interna se centra en la necesidad de motivar a los equipos humanos e integrarlos.
Para ello, una comunicación interna eficaz se vale de una amplia gama de estilos de comunicación y de diferentes niveles de formalidad que permiten usar los canales internos para informar, educar, inspirar y motivar al personal, a la vez que se refuerza la cultura organizacional.
Tipos de comunicación interna
Aunque en conjunto la comunicación interna contribuye al bienestar laboral y al logro de los objetivos empresariales, es posible diferenciar distintos tipos en términos de jerarquías, flujo de la información y grado de formalidad, cada uno con sus objetivos específicos:
1. Comunicación ascendente. Tiene lugar desde los colaboradores hacia los superiores jerárquicos. Por ejemplo, para transmitir información relevante, hacer sugerencias o presentar quejas.
2. Comunicación descendente. Se produce desde los cargos jerárquicos hacia el personal. Puede adoptar formatos diversos, desde evaluaciones uno-a-uno hasta comunicaciones informales o mensajes informativos.
3. Comunicación horizontal. Refiere a aquella que ocurre entre el personal de nivel jerárquico semejante. Se utiliza al coordinar tareas, compartir información o solucionar problemas. Por eso, es importante para el trabajo en equipo y la colaboración entre departamentos.
4. Comunicación de cultura. Es la manera en que las empresas transmiten sus valores y misión hacia adentro. Es decir, se emplea para definir y sostener una cultura organizacional saludable.
5. Comunicación de crisis. Aunque no es parte de la cotidianeidad de una empresa, adquiere especial valor a la hora de mitigar riesgos y reducir la confusión entre el personal, frente a una eventualidad.
Importancia de la comunicación interna en las empresas
La comunicación es un elemento omnipresente en todos los intercambios humanos. Pero, cuando se realiza de forma estratégica y planificada hacia el interior de una empresa, adopta una importancia clave para el éxito:
- Contribuye a establecer la cultura organizacional. La manera en que los miembros del personal interactúan entre sí, tanto entre pares como entre diferentes niveles jerárquicos, determina el entorno de la empresa. Por eso, una comunicación interna eficaz ayuda a crear un ambiente alentador y seguro en el que los colaboradores pueden desempeñarse de manera óptima.
- Mejora el clima organizacional. De la mano de lo antedicho, la comunicación interna estimula las relaciones interpersonales y permite motivar a los colaboradores para que trabajen colaborativamente. En este sentido, permite que los equipos se acerquen y las tareas se realicen en armonía.
- Aumenta la productividad. Talentos felices, rinden más. En la medida en que el personal se siente comprometido con la empresa y sus compañeros, es esperable que se incrementen sus esfuerzos por alcanzar los objetivos propuestos.
- Da voz al personal. La comunicación interna debe ser bidireccional. Por eso, tan importante como mantener a los colaboradores informados y motivados en un clima de armonía, es que puedan saber que sus perspectivas y opiniones son escuchadas. A la larga, esto permite que se sientan seguros para poder comunicar las buenas ideas.
- Reduce la rotación del personal. Mantener una comunicación fluida permite no sólo que los colaboradores estén al tanto de los objetivos y cambios en la empresa, sino también que expresen sus inquietudes y estén abiertos a recibir feedback. Además, ayuda a crear un sentido de pertenencia y compromiso que reduce las probabilidades de que busquen otras oportunidades de empleo.
Implementación de un plan de comunicación interna
Sin duda alguna, la comunicación interna es un pilar fundamental para el éxito de las empresas. Pero, para ahorrar costos, tiempo y frustraciones, resulta favorable diseñar a priori un plan efectivo. Anota estos pasos:
1)Evaluación de la estrategia actual
El primer paso es hacer un balance de las herramientas y prácticas existentes. Algunas cuestiones para indagar incluyen: el tipo de información que se comunica, qué procesos de creación y aprobación de mensajes existen, qué funciona y qué no, y dónde existe margen de mejora.
2) Establecer objetivos de comunicación interna
Especialmente al comienzo, es clave plantear objetivos realistas y con un enfoque preciso. Luego, para alcanzarlos, pueden usarse inicialmente las prácticas y plataformas ya en uso y, desde allí, comenzar un proceso de cambio gradual.
3) Definición de la audiencia
¿Qué características tiene el personal? Conocer en detalle a los receptores de los mensajes de comunicación interna permitirá delinearlos de la manera que mejor pueda interpelarlos. Además, contribuye a definir el mejor formato y canal para cada uno.
4) Elección de las herramientas de comunicación interna
Desde los clásicos tableros de mensajes, intranet, emails y boletines internos, hasta las más modernas plataformas colaborativas, redes sociales y podcasts internos, abundan hoy las opciones de herramientas de comunicación interna. Por eso, es importante considerar qué tipo de información se necesita transmitir, para poder elegir la plataforma que mejor se adecue a ésta.
5) Medición de la estrategia implementada
Contar con una forma clara y sistemática de establecer y medir los KPIs contribuye a alinear los objetivos comerciales y de comunicación interna.
Algunas métricas aliadas para dar seguimiento al plan de comunicación interna incluyen: compromiso de los colaboradores, tasas de lectura de los mensajes recibidos, rotación del personal y comentarios o sugerencias de los empleados.
Si bien la implementación de un plan de Comunicación Interna involucra distintas etapas; hoy en día, softwares como nuestra solución de Comunicación y Cultura proveen a los gestores de talento de herramientas intuitivas y que potencian sus estrategias para tener equipos más motivados. Te invitamos a conocer la experiencia de nuestro cliente Banco Formosa y el éxito que tuvo al crear una red social única.
Retos y oportunidades para la comunicación interna
Incluso cuando se desarrolla con estrategia y planificación, la comunicación interna no está libre de desafíos. Se destacan entre ellos:
● Baja participación del personal. Incluso en un clima organizacional de armonía, puede ser difícil para los colaboradores sentirse confiados para expresar su opinión. Por eso, los responsables de la comunicación interna encuentran muchas veces niveles bajos de respuesta a sus mensajes.
Margen de oportunidad: Existen herramientas valiosas, como encuestas de pulso, que ayudan a encontrar claridad sobre cómo se encuentra la empresa.
● Herramientas desactualizadas. Sin los instrumentos adecuados, tanto los especialistas como el resto del personal luchan con procesos de comunicación que consumen mucho tiempo o que resultan en la pérdida de información valiosa.
Margen de oportunidad: Es importante buscar herramientas que hayan sido especialmente diseñadas para la comunicación interna y que puedan integrarse con los canales que los colaboradores ya se sienten cómodos usando.
● Falta de transparencia. Muchas organizaciones tienen dificultades en la comunicación interna porque limitan la información importante que brindan al personal. Esto lleva a que aumenten los comentarios y suposiciones ‘de pasillo’, generando confusión y malestar.
Margen de oportunidad: Para no perder el control del relato es importante explicar (aunque no se compartan detalles específicos) las razones detrás de las decisiones que afectan al personal. Una comunicación clara y auténtica es fundamental para mantener la confianza.
Para abordar estos y otros desafíos, así como para ayudarte a llevar tu estrategia de comunicación interna al siguiente nivel, en Visma Latam disponemos de una solución que promueve la participación e interacción del personal, refuerza los vínculos y fortalece la cultura organizacional a través de programas de reconocimiento. Cuenta, además, con encuestas de pulso para dar voz a tus colaboradores. Para más información y detalles, escríbenos a [email protected] o contáctanos aquí.
Fuentes:
- ABCOM. Comunicación interna: beneficios, desafíos y mejores prácticas
● CONECTA PYME. Gestión de la rotación de personal: cómo mejorar la retención y fomentar el compromiso
● CONTACT MONKEY. 15 internal communication challenges and the best solutions
● FACTORIAL. Internal communications: benefits, best practices and tools
● HUBSPOT. Comunicación interna: plan, estrategias, ejemplos y herramientas
● INDEED. What is internal communication? (And why it’s important)
● PWC. Internal communication: why it matters and why companies should care
● QUESTION PRO. La comunicación interna y su impacto organizacional para lograr resultados
● ROCKCONTENT. ¿Qué es la comunicación interna? ¡Conoce 10 estrategias para elaborar la de tu empresa!
● SMARTSHEET. Internal communication: Why is it important in 2023?
● WORKPLACE. 10 desafíos de la comunicación interna y cómo resolverlos
