Los sistemas biométricos resuelven un problema real de registración de asistencia, pero crean otro que muchas empresas ignoran hasta que llega una inspección o un reclamo: la huella dactilar, el reconocimiento facial y el escaneo de iris son datos sensibles bajo la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales, y su tratamiento tiene requisitos específicos que van mucho más allá de instalar un reloj biométrico y conectarlo al sistema de nómina.
Este blog explica qué exige la normativa, qué obligaciones concretas tiene el empleador y qué controles reducen el riesgo legal en el uso de biometría para control de asistencia.
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¿Por qué la biometría es un dato sensible y qué implica eso?
La Ley 25.326 define los datos sensibles como aquellos que revelan origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, estado de salud, vida sexual y datos biométricos.
Los datos biométricos están en esa categoría porque permiten identificar de forma unívoca a una persona a partir de características físicas únicas, con un nivel de precisión que ningún otro tipo de dato puede replicar.
Esa categoría especial implica obligaciones adicionales respecto al tratamiento de datos personales ordinarios.
El empleador que usa biometría para control de asistencia tiene que cumplir con tres requisitos que la normativa establece específicamente para datos sensibles:
El primero es el consentimiento informado del titular. El colaborador tiene que conocer qué datos se recopilan, con qué finalidad, quién los va a tratar, cuánto tiempo se van a conservar y cuáles son sus derechos sobre esa información.
Ese consentimiento tiene que ser libre, específico e informado, lo que significa que el colaborador no puede ser obligado a prestar biometría bajo amenaza de consecuencias laborales sin una alternativa válida.
El segundo es la proporcionalidad. El dato recopilado tiene que ser necesario y proporcionado para la finalidad declarada. Si el objetivo es registrar la asistencia, la biometría debe ser el medio adecuado y no excesivo para ese fin.
Recopilar más datos de los necesarios o usarlos para finalidades distintas a las declaradas viola el principio de proporcionalidad.
El tercero es la seguridad de la información. Los datos biométricos tienen que almacenarse con medidas de seguridad técnicas y organizativas que correspondan a la sensibilidad del dato: cifrado, control de acceso restringido y protocolo de respuesta ante brechas de seguridad.
¿Qué documentación debe tener el empleador?
La implementación de un sistema de control de asistencia biométrico tiene que estar respaldada por documentación que demuestre el cumplimiento de la normativa.
Sin esa documentación, cualquier reclamo del colaborador o inspección de la Agencia de Acceso a la Información Pública deja al empleador sin posibilidad de demostrar que el tratamiento fue lícito.
Los documentos mínimos que deben existir:
- Registro del sistema de datos ante la Agencia de Acceso a la Información Pública, que es obligatorio para los responsables de bases de datos personales en Argentina
- Política de privacidad del sistema biométrico, que describe qué datos se recopilan, con qué finalidad, cuánto tiempo se conservan y cómo se protegen
- Formulario de consentimiento informado firmado por cada colaborador antes de registrar su biometría
- Procedimiento de baja de datos al egreso del colaborador, que garantiza que la información biométrica se elimina cuando la relación laboral termina
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Obligación |
Qué implica concretamente |
Consecuencia si no se cumple |
|---|---|---|
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Registro ante AAIP |
Inscripción de la base de datos biométrica |
Infracción administrativa sancionable |
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Consentimiento informado |
Formulario firmado por cada colaborador |
El tratamiento carece de base legal |
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Política de privacidad |
Documento accesible que describe el tratamiento |
El colaborador no puede ejercer sus derechos |
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Baja al egreso |
Eliminación verificable de los datos biométricos |
Retención de datos sin base legal tras el egreso |
¿Qué pasa con colaboradores que se niegan a registrar su biometría?
Este es el punto más delicado de la implementación y el que más frecuentemente no tiene una respuesta clara en las políticas internas.
La Ley 25.326 establece que el consentimiento tiene que ser libre, lo que implica que el colaborador tiene que tener una alternativa real si no quiere proporcionar su biometría.
Una política que establezca que el control de asistencia solo puede hacerse por biometría y que la negativa genera una sanción disciplinaria puede ser cuestionada como coacción.
La práctica más segura es ofrecer una alternativa como el registro manual con supervisión del líder o una tarjeta de proximidad, de modo que la biometría sea una opción y no una obligación sin alternativa.
Conviene validar el criterio con el área legal antes de implementar cualquier política de uso obligatorio de biometría, especialmente si el convenio colectivo aplicable tiene disposiciones sobre el control de asistencia.
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Preguntas frecuentes sobre control de asistencia biométrico: qué exige la normativa de datos personales
¿El uso de biometría para control de asistencia requiere inscripción ante algún organismo?
Sí. Los responsables de bases de datos personales en Argentina tienen la obligación de registrar sus bases ante la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP). Eso incluye las bases de datos biométricos usadas para control de asistencia.
¿Qué pasa con los datos biométricos cuando el colaborador se va?
Deben eliminarse de forma verificable una vez que la relación laboral termina y ya no hay finalidad que justifique su conservación. La política de privacidad tiene que especificar el plazo de retención y el procedimiento de baja.
¿El reconocimiento facial tiene el mismo tratamiento legal que la huella dactilar?
Sí. Ambos son datos biométricos y caen en la categoría de datos sensibles bajo la Ley 25.326, con los mismos requisitos de consentimiento, proporcionalidad y seguridad.
¿Es posible implementar biometría sin violar la normativa de datos personales?
Sí, siempre que se cumplan los requisitos de consentimiento informado, registro ante la AAIP, política de privacidad documentada y procedimiento de baja de datos al egreso. El cumplimiento no impide el uso de la tecnología; establece las condiciones bajo las cuales ese uso es lícito.
¿Qué alternativa puede ofrecerse a quien se niega a registrar biometría?
Las alternativas más usadas son el registro manual con validación del supervisor, las tarjetas de proximidad o los códigos QR desde el celular. Lo importante es que la alternativa sea real y accesible, no nominal.
