River, líder regional en el management de personas en el mercado de clubes
El Club Atlético River Plate es una de las instituciones deportivas más destacadas y reconocidas de la Argentina y el mundo, principalmente por su relevancia en el fútbol.
Con más de un siglo de trayectoria (fundado en mayo de 1901), el año 2014 resultó ser un momento bisagra en su historia: un nuevo cuerpo directivo se hizo cargo de una situación crítica manifestada en aspectos económicos, futbolísticos e institucionales. Se decidió hacer un cambio drástico en la estructura organizacional, plantear nuevos equipos para la administración del club; especialmente enfocados en poner orden rearmando estructuras y en profesionalizar las diversas áreas. Para acompañar esa transformación, fue necesaria una selección exhaustiva de nuevos talentos y hubo que procurar sistemas que se ajustaran a la nueva visión de empresa para River, así como herramientas que facilitaran la gestión de los nuevos procesos.
En 2014 River comenzó un proceso de innovación y transformación que podría graficarse como una pirámide con tres partes bien diferenciadas, que interactúan permanentemente y se complementan: en la cúpula, una nueva estrategia de marca, que fue decisión de la mesa directiva; en el medio, la estructura organizacional con talentos idóneos liderando las diferentes áreas; en la base, todos los colaboradores que trabajan en River, más nuevos procesos y herramientas para lograr mayor eficiencia. Esto significó un cambio cultural enfocado en el orden, la transparencia, la agilidad, la profesionalización y el desarrollo de nuevos procesos de gestión a partir de nuevas políticas.
Un cambio cultural de la mano de VISMA, que en gestión de personas llevó al club al siguiente nivel
Dentro de ese cambio cultural empujado por la alta dirección, la administración de personas era clave; se necesitaba profesionalizar la gestión, acompañando una nueva política de RH que contempla procesos automatizados y agilidad en la operatoria diaria, con foco en una mayor eficiencia, así como en ahorrar tiempo y recursos.
En River trabajan 1500 personas, de los cuales un tercio son de “día partido”, es decir, personal jornalizado que trabaja los días que se juega partido en el club; Además, hay 200 personas que se dedican a la educación -trabajan en la escuela del club- y cumplen el estatuto docente. La complejidad del capital humano de River requiere un sistema de management de personas que permita contemplar y gestionar esas diferencias de negociaciones y paritarias de forma eficiente.
VISMA Digital
En 2019, River implementó VISMA Digital (“Tu Recibo”). A partir de ese momento no habría pérdidas de tiempo en hacer firmar recibos, responder consultas, etc.; se automatizó esa gestión con cada una de las personas de la institución.
“Repartir recibos en papel a 1500 empleados era una locura… La implementación fue excelente y el impacto, inmediato. Justo vino la pandemia y ‘Tu Recibo’ fue un golazo”.
(Julio Peña)
A los recibos digitales de fácil acceso siguió la implementación de Legajos y Onboarding, con lo cual se agiliza notablemente el ingreso de nuevas personas al staff, con la facilidad de que cada uno pueda cargar sus datos personales y familiares, información sobre su formación académica y otros datos de interés. Luego, se sumó el módulo de Licencias y Vacaciones, con lo cual se obtuvo todavía mayor orden y agilidad, habilitando a la gente a realizar solicitudes online, disponibles para el jefe de cada área, quien podría ahora definir cuándo dar esas solicitudes a su equipo y tener cubierta el área en todo momento.
La implementación de todos esos módulos exigió un trabajo previo de rearmado de procesos y procedimientos, a partir de los lineamientos generales de una nueva política de Recursos Humanos. Esa nueva política se gestó con el objetivo de traer innovación en el management de personas en beneficio del área de RH, que con sistemas de autogestión puede ahorrar tiempo y delegar tareas operativas en las propias personas. Recursos Humanos de River está compuesta por un equipo de 12 personas. En cada área se designó un responsable que trabaja estrechamente con alguien de RH que se convierte en un “business partner” interno para asegurar la eficiencia en la administración del capital humano.
“Con VISMA generamos un vínculo real: conocés la cara del que te da soporte, levantás el teléfono y te ayudan. Para mí es clave que el proveedor esté ahí. No es solo el sistema, es tener con quién resolver”.
(Julio Peña)
VISMA Time
En noviembre de 2023 se implementó VISMA Time, el módulo de tiempos y asistencias; fue un salto cualitativo en la agilidad de la administración de las personas, significó salir de “lo manual” para entrar en la era de la automatización de estas tareas.
El sistema se utiliza con huella digital, con lo que elabora automáticamente una planilla con todos los detalles de personas y sus ingresos, lo que es fundamental principalmente con ese equipo de quienes trabajan a jornal cuando hay partido. Esta tecnología significó un ahorro formidable de tiempo y dinero.
Por ejemplo, en días de partido el club debe abrir las puertas 3 horas antes, pero si es Copa Libertadores o un superclásico, Conmebol exige 4 horas. Eso antes implicaba convocar gente hasta 7 horas antes del partido para lograr registrar los ingresos. Con el nuevo sistema, basta con asistir 2 horas antes de la apertura de puertas, y se puede tener rápidamente un puesto asignado para cada una; se agiliza considerablemente la organización en los partidos. River fue optimizando esta operatoria cada vez que se juega partido en el estadio, y en caso de necesitar más personas, se pueden sumar (generalmente, se pide a otros clubes) y gestionar el pago sin dificultades, con trazabilidad de personas extra y la cantidad de horas trabajadas; es todo electrónico, hay mayor precisión en el control y disminuyó notablemente el derroche de dinero en este sentido.
“Cada nuevo módulo que sumamos fue reafirmar la decisión de seguir invirtiendo en un sistema que nos mejore el día a día”.
(Julio Peña)
Los beneficios de trabajar con VISMA
La eficiencia alcanzada en el club -que incluye la administración de personas- llevó a River a convertirse en referente de innovación y gestión no solo en la Argentina, sino en Latinoamérica, recibiendo consultas de clubes de primer nivel de diferentes países de la región e incluso locales que buscan seguir el mismo camino.
- Con la nueva tecnología el club ahorra tiempo y dinero en la gestión de personas, y RH ahorra tiempo operativo que lo utiliza para crecer en otros aspectos.
- En general, se agilizó considerablemente la administración de personas en los diferentes puestos cuando hay partido.
- La experiencia de los colaboradores mejoró en el día a día.
- Al área de RH le facilita el trabajo en todo sentido, agiliza la gestión.
El contar con un sistema que facilita y agiliza la gestión de las personas es fundamental en la era actual de River. Hace 10 años el estadio albergaba 60 mil personas; hoy, 85 mil. Una década atrás el club tenía 80 mil socios; hoy, 300 mil. Este crecimiento fue en paralelo con un equipo de RH comprometido con la eficiencia y experiencia, y nuevos sistemas que permitieron la transformación y el crecimiento de un club que es líder en todo el mundo.
“El día a día te come, y no te das cuenta del cambio. Por eso me gusta contarlo: nos permite ver todo lo que avanzamos”.
(Julio Peña)