Qué documentos debe tener el legajo de un empleado según la LCT en Argentina

El legajo de un colaborador no es una carpeta de papeles que se llena al ingreso y se olvida.

Es el registro vivo de la relación laboral, y su completitud determina la capacidad de la empresa para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones ante una inspección, una auditoría o un reclamo judicial.

Este blog explica qué documentos exige la LCT, cuáles son los que con mayor frecuencia faltan y cómo organizar el legajo para que esté disponible cuando se necesita.

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¿Qué exige la LCT y qué agregan los convenios?

La LCT no establece un listado taxativo de documentos que debe contener el legajo de cada colaborador, pero sí define obligaciones del empleador que solo pueden acreditarse con documentación específica.

La lógica es inversa a lo que muchos equipos de RR. HH. asumen: no es que el legajo existe porque la ley lo exige, sino que el legajo existe porque es el medio para demostrar el cumplimiento de las obligaciones que la ley sí exige.

Los documentos que derivan directamente de obligaciones legales:

• El contrato de trabajo, que acredita las condiciones de la relación y la modalidad de contratación
• Los recibos de sueldo firmados, que acreditan el pago de la remuneración pactada
• El formulario de alta en ARCA, que demuestra la registración oportuna
• Las notificaciones fehacientes de vacaciones, que acreditan el cumplimiento del artículo 154 de la LCT
• Los acuerdos de modificación de condiciones laborales, si los hubo
• La documentación de sanciones disciplinarias, con firma del colaborador
• Los certificados laborales emitidos al egreso

Además de los documentos exigidos por la LCT, los convenios colectivos pueden incorporar obligaciones adicionales: constancias de entrega de elementos de seguridad, certificaciones de capacitaciones obligatorias, acuerdos de banco de horas y cualquier otro documento que el convenio requiera conservar.

¿Qué documentos faltan con mayor frecuencia?

En auditorías e inspecciones, los documentos que más frecuentemente no están son los que parecen simples de obtener pero que requieren un proceso que nadie sistematizó.

Las notificaciones de vacaciones son el ejemplo más frecuente. La LCT exige que el empleador notifique al colaborador la fecha de inicio de sus vacaciones con al menos 45 días de anticipación.

Esa notificación tiene que constar por escrito y quedar archivada. En organizaciones que gestionan vacaciones por mail o de forma verbal, esa evidencia no existe o no está en el legajo.

Las constancias de capacitación son el segundo tipo de documento frecuentemente ausente. Las capacitaciones obligatorias por convenio o por normativa de seguridad e higiene deben estar documentadas con el contenido, la fecha y la firma del colaborador.

Si solo existe un registro de asistencia en papel sin fecha verificable, el valor probatorio es limitado.

Las modificaciones salariales fuera de paritarias también generan vacíos frecuentes. Cuando se otorga un aumento individual por desempeño o una remuneración variable, ese acuerdo tiene que constar por escrito y estar archivado.

Sin ese documento, la empresa no puede demostrar que el cambio fue acordado y no unilateral.

Documento	Obligación que acredita	Error frecuente
Contrato de trabajo	Modalidad y condiciones de la relación	No está firmado por ambas partes o no incluye el convenio aplicable
Recibos de sueldo	Pago de remuneración	No están firmados por el colaborador o faltan meses
Notificación de vacaciones	Cumplimiento del plazo de anticipación	No existe o no está archivada en el legajo
Constancias de capacitación	Cumplimiento de obligaciones formativas	No incluyen fecha, contenido o firma del colaborador
Sanciones disciplinarias	Proceso previo a una desvinculación con causa	No tienen firma de recepción del colaborador
Certificados de egreso	Cumplimiento del art. 80 LCT	Se entregan tarde o no quedan archivados en el legajo

¿Cómo organizar el legajo para que esté disponible cuando se necesita?

Un legajo bien organizado no es uno que tiene muchos documentos. Es uno donde cualquier persona del equipo puede encontrar cualquier documento en menos de dos minutos.

Para que eso sea posible, hace falta una estructura de carpetas consistente para todos los colaboradores, una nomenclatura clara para los archivos que incluya el tipo de documento y la fecha, y un proceso de carga que asegure que el documento llega al legajo en el momento en que se genera, no semanas después.

El legajo digital tiene ventajas concretas sobre el físico en este aspecto. La búsqueda por tipo de documento o por fecha es inmediata, el acceso puede controlarse por rol, las alertas de documentación vencida o faltante se generan de forma automática y la disponibilidad ante una inspección no depende de que alguien esté en la oficina para abrir una carpeta.

Con onboarding y legajos de Mandü el legajo digital de cada colaborador se construye desde el primer día del ingreso, con alertas de documentación incompleta y acceso por rol.

También podés integrar con firma de documentos para que cada documento nuevo quede firmado y archivado automáticamente, con gestión de nómina para que los recibos de sueldo se archiven con trazabilidad de firma, y con administración de personas para que el perfil completo del colaborador esté disponible en cualquier momento.

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Preguntas frecuentes sobre qué documentos debe tener el legajo de un empleado según la LCT en Argentina

¿Cuánto tiempo hay que conservar el legajo después del egreso del colaborador?

La LCT establece una prescripción de dos años para los créditos laborales, pero algunos documentos del legajo pueden ser relevantes en procesos previsionales o judiciales que se extienden más allá de ese plazo. Lo recomendable es conservar el legajo completo por un período más amplio. Conviene validar el plazo específico con el área legal según el tipo de documentación.

¿El legajo digital tiene la misma validez legal que el físico?

Sí, cuando los documentos están firmados digitalmente conforme a la Ley 25.506 y el sistema garantiza la integridad e inmutabilidad de los archivos. La trazabilidad de quién firmó, cuándo y desde dónde es lo que le da validez probatoria al documento digital.

¿Qué pasa si falta un documento en el legajo durante una inspección laboral?

El empleador puede ser intimado a presentarlo en un plazo determinado. Si el documento no existe o no puede presentarse, puede generar una observación formal. Para documentos críticos como el contrato de trabajo o los recibos de sueldo, la ausencia puede derivar en consecuencias más significativas. Conviene validar el criterio con el área legal según el tipo de documento y la situación específica.

¿Los convenios colectivos pueden exigir documentación adicional a la que pide la LCT?

Sí. Muchos convenios incorporan obligaciones de documentación específicas para la actividad, como constancias de entrega de ropa de trabajo, certificados médicos de aptitud o registros de entrega de herramientas. Conviene revisar el texto del convenio aplicable para identificar esas obligaciones adicionales.

¿El colaborador tiene derecho a acceder a su propio legajo?

Sí. El artículo 80 de la LCT establece la obligación del empleador de entregar al colaborador una copia de los documentos que firma. En un legajo digital bien organizado, el colaborador puede tener acceso a los documentos que le corresponden desde el portal de autogestión, sin necesidad de solicitarlos a RR. HH.