Un CUIL incorrecto en el sistema genera un error en el F.931. Una categoría desactualizada después de un ascenso genera un básico mal calculado en la liquidación.
Un domicilio viejo puede hacer que la notificación de vacaciones llegue a un lugar donde el colaborador ya no vive. Los datos del colaborador no son información estática que se carga al ingreso y se olvida.
Son la base sobre la que se calculan la liquidación, se generan los documentos legales y se toman decisiones de gestión.
Este blog explica cómo construir un proceso que mantenga esos datos actualizados sin depender de que alguien recuerde hacerlo.
Conocé cómo Mandü puede ayudarte a mantener los datos de tus colaboradores siempre actualizados con trazabilidad completa y solicitá una demo.
¿Qué datos se desactualizan con mayor frecuencia y por qué?
Los datos del colaborador se pueden clasificar en tres categorías según su frecuencia de cambio y su impacto en los procesos de RR. HH.
Los datos de alta criticidad son los que afectan directamente la liquidación o la validez de los documentos legales. CUIL, categoría, convenio colectivo, fecha de ingreso, cuenta bancaria y domicilio.
Un error en cualquiera de estos campos puede generar un error en el F.931, una liquidación incorrecta o una notificación inválida.
Los datos de criticidad media son los que afectan la gestión de beneficios y la comunicación con el colaborador.
Teléfono de contacto, canal preferido de comunicación, datos familiares para cargas de Ganancias y datos del seguro de vida. Un error en estos campos puede generar una cobertura incorrecta o una comunicación que no llega.
Los datos de baja criticidad pero alto volumen de cambio son los que el colaborador actualiza más frecuentemente por razones personales. Domicilio, estado civil, nombre y datos de contacto de emergencia.
Son los que más se desactualizan porque nadie tiene un proceso para capturarlos sistemáticamente.
El patrón que más daño genera es la acumulación silenciosa de datos incorrectos. Una cuenta bancaria que cambió hace seis meses pero que nadie actualizó en el sistema puede generar un depósito fallido en el momento menos oportuno.
¿Cómo construir el proceso de actualización?
Un proceso efectivo de mantenimiento de datos tiene cuatro componentes que funcionan de forma complementaria.
El primero es el portal de autogestión. Cuando el colaborador puede actualizar sus propios datos desde el celular, el proceso deja de depender de que alguien de RR. HH. recuerde preguntar.
El colaborador cambia de domicilio, entra al portal, actualiza la información y el sistema genera una alerta para que RR. HH. valide el cambio antes de que impacte en documentos críticos.
El segundo es la validación en eventos. Cada vez que ocurre un evento que habitualmente implica un cambio de datos (un ascenso, un cambio de turno, una paritaria, el nacimiento de un hijo), el sistema puede disparar automáticamente una verificación de los campos relacionados.
El ascenso a categoría superior debería activar una verificación de la categoría en el sistema de nómina. El nacimiento de un hijo debería activar un recordatorio de actualizar las cargas de Ganancias en el SIRADIG.
El tercero es la auditoría periódica. Una revisión semestral de los campos de alta criticidad (CUIL, categoría, convenio, cuenta bancaria) que cruza los datos del sistema con fuentes externas (el padrón de ARCA para el CUIL, el banco para la cuenta) detecta inconsistencias antes de que generen problemas.
El cuarto es la trazabilidad de cambios. Cada modificación en el sistema tiene que registrar quién hizo el cambio, cuándo y cuál era el valor anterior.
Sin esa trazabilidad, cuando aparece un error de datos es imposible saber si fue un error de carga original, una modificación no autorizada o una actualización que nunca se reflejó correctamente.
|
Campo |
Frecuencia de revisión recomendada |
Fuente de verificación |
|---|---|---|
|
CUIL |
Anual o ante cambio de datos personales |
Padrón ARCA |
|
Categoría y convenio |
Ante cada cambio de puesto o paritaria |
Acuerdo formal del cambio |
|
Cuenta bancaria |
Ante cada cambio comunicado por el colaborador |
Confirmación bancaria |
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Domicilio |
Ante cada cambio comunicado por el colaborador |
Autogestión del colaborador |
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Cargas de Ganancias |
Ante cambios familiares y antes del cierre fiscal |
SIRADIG actualizado |
¿Cómo involucrar al colaborador sin generar carga adicional para RR. HH.?
El colaborador es la fuente más confiable de sus propios datos, pero necesita un canal simple para actualizarlos y un incentivo para hacerlo.
Ese incentivo no tiene que ser económico: puede ser tan simple como que la próxima vez que necesite un certificado laboral, sus datos correctos aparezcan sin que tenga que corregir nada.
Dos momentos naturales para activar la revisión de datos por parte del colaborador:
- El inicio del año fiscal, cuando el colaborador tiene que actualizar sus cargas de Ganancias en el SIRADIG. Ese momento ya lo tiene en el calendario y es una buena oportunidad para extender la revisión a otros campos del perfil.
- El período previo a las vacaciones, cuando el colaborador está en contacto con RR. HH. para gestionar su licencia. Una pregunta simple sobre si sus datos de contacto están actualizados no genera fricción y captura cambios recientes.
Con administración de personas de Mandü el colaborador puede actualizar sus datos desde el portal de autogestión, con validación por parte de RR. HH. antes de que el cambio impacte en documentos críticos.
También podés integrar con gestión de nómina para que los cambios en categoría o cuenta bancaria se reflejen automáticamente en la liquidación, y con comunicación corporativa para que los recordatorios de actualización lleguen al colaborador por el canal que usa habitualmente.
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Preguntas frecuentes sobre cómo garantizar que los datos del colaborador estén siempre actualizados en el sistema
¿Quién es responsable de mantener actualizados los datos del colaborador en el sistema?
Es una responsabilidad compartida. El colaborador es responsable de comunicar sus cambios personales. RR. HH. es responsable de registrar los cambios que surgen de decisiones de la empresa (ascensos, cambios de convenio). El sistema tiene que facilitar ambos flujos con trazabilidad de cada modificación.
¿Qué pasa si un depósito falla porque la cuenta bancaria estaba desactualizada?
El empleador tiene que realizar el pago por otro medio dentro del plazo legal. Ese proceso genera carga operativa y puede generar tensión con el colaborador. La validación periódica de las cuentas bancarias activas, especialmente antes de los cierres de nómina importantes como el SAC, es lo que previene esa situación.
¿Cómo se gestiona la actualización de datos para colaboradores que no tienen acceso digital?
Para esos casos, el supervisor o el referente de RR. HH. puede asistir al colaborador en la actualización desde una terminal compartida, o recoger los datos en papel y cargarlos en el sistema con registro de quién realizó la carga y en nombre de quién.
¿Los cambios en el SIRADIG se reflejan automáticamente en el sistema de nómina?
No de forma automática en la mayoría de los sistemas. El colaborador actualiza el SIRADIG en ARCA y el área de liquidación tiene que cruzar esa información con el sistema de nómina antes del cierre del mes para que la retención de Ganancias refleje las deducciones actualizadas.
¿Qué trazabilidad mínima debe registrarse para cada cambio de datos?
Usuario que realizó el cambio, fecha y hora de la modificación, campo modificado y valores anterior y nuevo. Esa trazabilidad es lo que permite reconstruir el historial de datos del colaborador ante una auditoría o ante un reclamo que involucre un dato que cambió en algún momento de la relación laboral.
