Cómo gestionar el egreso de un empleado y cerrar su legajo correctamente

El egreso de un colaborador es uno de los procesos más complejos de RR. HH. porque concentra en poco tiempo decisiones legales, administrativas y de comunicación que tienen consecuencias que se extienden años después de que la persona se fue.

Un legajo de egreso mal cerrado puede aparecer en una auditoría tres años más tarde como un problema que nadie recuerda cómo se originó.

Este blog explica cómo gestionar el proceso de egreso de forma ordenada, qué documentación tiene que quedar completa antes del último día y cómo cerrar el legajo con trazabilidad suficiente para responder ante cualquier consulta futura.

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¿Por qué el egreso es más complejo que el ingreso?

En el ingreso, el error más frecuente es documentación incompleta que se puede completar en los días siguientes.

En el egreso, la ventana de corrección se cierra con la firma del recibo de liquidación final. Después de ese momento, cualquier diferencia que aparezca requiere una negociación o una instancia legal.

El egreso concentra simultáneamente cuatro procesos que en otras circunstancias ocurren de forma separada:

• La liquidación final, que requiere calcular correctamente todos los conceptos según el tipo de desvinculación
• El cierre documental del legajo, que implica recibir y archivar los documentos que el colaborador tiene que entregar y emitir los que la empresa le debe
• La revocación de accesos físicos y digitales, que tiene que ocurrir de forma coordinada y dentro de los plazos que cada sistema requiere
• La transferencia de conocimiento, que en roles con información crítica puede requerir un proceso estructurado con documentación entregada antes del último día

La presión de tiempo es el factor que más deteriora la calidad del proceso.

Cuando la renuncia llega con 48 horas de anticipación o la desvinculación se decide el viernes al mediodía, cada uno de esos cuatro procesos se ejecuta bajo urgencia y con mayor riesgo de error.

¿Qué debe contener el checklist de egreso?

Un checklist de egreso completo tiene dos partes: lo que la empresa entrega al colaborador y lo que el colaborador entrega a la empresa.

Lo que la empresa entrega:

• Recibo de liquidación final con todos los conceptos desglosados
• Certificado de trabajo con período de relación laboral, categoría y convenio aplicable
• Certificación de servicios y remuneraciones (Formulario PS 6.2) para el sistema previsional
• Constancia de baja en AFIP dentro de los cinco días hábiles del egreso

Lo que el colaborador entrega:

• Devolución de equipos, credenciales, tarjetas de acceso y cualquier bien de la empresa
• Transferencia de accesos a sistemas digitales y documentación de trabajo en curso
• Firma del recibo de liquidación final

Proceso	Plazo	Responsable
Comunicación de baja a ARCA	Dentro de los 5 días hábiles	Liquidación / Administración
Liquidación final	Al momento del egreso o dentro de los 4 días hábiles	Liquidación
Certificados laborales	Con la liquidación final o dentro de los 2 días siguientes	RR. HH.
Revocación de accesos físicos y digitales	Antes del último día activo	IT / Seguridad
Archivo del legajo cerrado	Dentro de los 30 días del egreso	RR. HH.

¿Cómo cerrar el legajo con trazabilidad suficiente?

Un legajo cerrado correctamente es aquel donde cualquier persona del equipo puede reconstruir el historial completo del colaborador sin depender de que alguien recuerde los detalles del caso.

Eso implica que todos los documentos estén archivados, firmados y con fecha verificable. Los documentos que no pueden faltar en el legajo al cierre:

• El contrato de trabajo original y todas sus modificaciones
• Los recibos de sueldo del período completo de la relación laboral
• Las evaluaciones de desempeño y los planes de mejora si existieron
• Los acuerdos de confidencialidad y no competencia si aplican
• La documentación de sanciones disciplinarias si hubo
• El recibo de liquidación final firmado
• Los certificados emitidos al colaborador

El plazo de conservación es crítico.

La LCT establece la prescripción de los créditos laborales en dos años, pero la documentación que acredita el cumplimiento de obligaciones del empleador conviene conservarla por un período mayor para estar cubierto ante eventuales reclamos tardíos.

Conviene validar el plazo específico con el área legal según el tipo de documentación.

Con onboarding y legajos de Mandü el legajo digital del colaborador incluye toda la documentación del ciclo de vida laboral, desde el ingreso hasta el egreso, con trazabilidad completa de cada documento firmado.

También podés integrar con gestión de nómina para que la liquidación final quede vinculada al legajo, con firma de documentos para que el recibo de egreso tenga validez legal, y con accesos para que la revocación de credenciales se active automáticamente al registrar el egreso.

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Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar el egreso de un empleado y cerrar su legajo correctamente

¿Cuál es el plazo para pagar la liquidación final?

La LCT establece que las remuneraciones deben abonarse dentro de los cuatro días hábiles posteriores al fin del período. La jurisprudencia ha extendido ese criterio a la liquidación final. La Ley 25.323 establece recargos sobre las indemnizaciones cuando no se abonan en tiempo y el colaborador inicia acciones legales.

¿Qué pasa si el colaborador no devuelve los equipos o credenciales?

La empresa puede descontar el valor de los bienes no devueltos del crédito del colaborador solo cuando existe un acuerdo previo y explícito que lo autoriza. Sin ese acuerdo, el descuento puede ser cuestionado. Conviene validar el criterio con el área legal antes de aplicarlo.

¿Los certificados laborales son obligatorios?

Sí. El artículo 80 de la LCT establece la obligación del empleador de entregar los certificados de trabajo y la certificación de servicios y remuneraciones al momento del egreso. La omisión puede dar lugar a una indemnización adicional.

¿Cuánto tiempo hay que conservar el legajo después del egreso?

La prescripción de los créditos laborales es de dos años, pero conservar la documentación por un período mayor es recomendable para estar cubierto ante reclamos tardíos o solicitudes de organismos previsionales. Conviene validar el plazo específico con el área legal.

¿Cómo se gestiona el egreso de un colaborador con acceso a información confidencial?

Además del checklist estándar de egreso, conviene verificar que los acuerdos de confidencialidad y no competencia estén firmados y archivados, que los accesos a sistemas con información sensible hayan sido revocados antes del último día activo, y que la documentación de proyectos en curso haya sido transferida formalmente a otro colaborador.