Un área de RR. HH. maneja decenas de categorías por cada persona: el CUIL, el domicilio, la categoría de convenio, el CBU, un embargo, el resultado de un apto psicofísico.
Todas son datos personales alcanzados por la Ley 25.326, pero no todas piden el mismo cuidado.
Tratarlas a todas igual lleva a uno de dos extremos: se bloquea el acceso y el equipo no puede trabajar, o se abre todo y cualquiera ve lo que no le corresponde.
Si querés ver cómo queda cada documento con permisos y trazabilidad, mirá cómo funcionan los legajos digitales en Mandü.
Cuatro niveles dentro del mismo legajo
La norma no prohíbe tratar esta información. Pide que cada dato tenga una finalidad concreta, que se recolecte lo mínimo necesario y que la protección suba con el impacto de que ese dato circule.
Eso se ordena bien en cuatro niveles. Los primeros tres se manejan con criterios de acceso; el cuarto cambia las obligaciones del área, porque suma consentimiento y restricciones propias.
Por qué el control se diluye
Porque los documentos entran por donde pueden. Un certificado llega por correo, una constancia la trae alguien en papel, un acta queda en una carpeta compartida. Cada pieza en un lugar distinto, y nadie sabe quién la vio.
El segundo motivo es que los permisos se arman por persona y no por rol. Cuando alguien cambia de puesto, su acceso viaja con ella, y con el tiempo hay gente que ve cosas que su función ya no justifica.
Qué definir antes de elegir un sistema
- Qué dato va en qué nivel y con qué finalidad se trata.
- Qué perfiles existen y qué necesita ver cada uno para trabajar.
- Qué consentimientos hacen falta y cómo quedan registrados.
- Cuánto tiempo se conserva cada tipo de registro y con qué fundamento.
- Qué pasa con los datos que recibe un proveedor externo.
- Cómo se verifica después quién accedió a qué y cuándo.
Los cuatro niveles y qué exige cada uno
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Nivel |
Qué incluye |
Qué pide |
|---|---|---|
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Identificatorios |
Nombre, documento, CUIL, domicilio, contacto |
Se tratan para el contrato y las obligaciones ante ARCA y la obra social |
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Laborales y contractuales |
Puesto, categoría, convenio, ingreso, historial de cambios |
Son la base del legajo según la LCT |
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Económicos y de nómina |
Remuneración, deducciones, CBU, embargos |
Acceso restringido: exponen la situación patrimonial de la persona |
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Sensibles |
Salud, biometría, afiliación sindical, entre otros |
Consentimiento expreso y por escrito, salvo obligación legal |
La Ley 25.326 define como sensibles los datos que revelan origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, afiliación sindical, salud y vida sexual.
En RR. HH. los casos frecuentes son tres: la salud que llega en certificados y partes de accidente; la biometría del control de asistencia; y la afiliación sindical, necesaria para liquidar la cuota pero acotada a esa finalidad.
Cómo ordenar accesos y conservación
El consentimiento para datos sensibles tiene que explicar qué se recolecta, con qué finalidad, quién accede y por cuánto tiempo se conserva. La biometría merece atención aparte: una huella o un rostro no se pueden cambiar si se filtran.
El consentimiento conviene que sea previo a la captura, informado y revocable, con constancia de que se evaluaron alternativas. Con la IA pasa algo parecido.
Una herramienta que ordena candidatos o señala riesgo de rotación procesa datos a escala, y eso pide explicar el criterio, revisar sesgos y registrar qué información pesó en cada resultado. Es el cuidado que exige trabajar con analítica en RR. HH.
Quién ve qué
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Perfil |
A qué accede |
Qué no debería ver |
|---|---|---|
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Datos económicos y contractuales |
Certificados médicos |
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Servicio de salud ocupacional |
Información de salud |
Datos salariales |
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Líder de área |
Asistencia y evaluaciones de su equipo |
El legajo completo |
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Documentación y novedades |
Contenido de informes médicos |
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La propia persona |
Sus datos identificatorios, para consultarlos y actualizarlos |
Los de terceros |
Esa segmentación reduce la exposición y permite mostrar después quién tuvo acceso a qué y cuándo. Es la lógica de preparar el legajo para una auditoría: no se arma el día que lo piden.
Sobre cuánto conservar, los plazos vienen de fuentes distintas: la documentación laboral, la previsional y los registros de salud ocupacional tienen criterios propios según la actividad.
Lo que marca la diferencia no es memorizar un número, sino tener un cronograma escrito que vincule cada dato con su plazo y su fundamento, validado con tu asesoría, y que el sistema permita eliminar dejando constancia.
Qué errores evitar
- Dar acceso por persona y no por rol, y que el permiso viaje con quien cambia de puesto.
- Guardar certificados médicos en correos o carpetas compartidas.
- Pedir biometría sin consentimiento previo ni alternativa evaluada.
- Tercerizar la liquidación sin un contrato que diga qué pasa con los datos.
- Conservar todo indefinidamente, sin criterio por tipo de registro.
- Dejar los datos del colaborador desactualizados, que es lo que hace fallar cualquier control.
Mandü consolida el legajo en un solo lugar, con permisos por rol, registro de cada acceso y firma con validez legal bajo la Ley 25.506.
Eso hace que un dato de salud sea visible solo para quien tiene una razón operativa, que el historial salarial viva junto al resto del legajo y que la matriz que definiste se pueda aplicar de verdad, en lugar de quedar en un documento.
Si querés ver cómo queda tu legajo con accesos por rol, agendá una demo. Las obligaciones de consentimiento, conservación y transferencia dependen de la actividad y del caso concreto. Validá cada criterio con tu asesoría legal antes de aplicarlo.
Preguntas frecuentes sobre datos personales de empleados y qué puede guardar y tratar RR. HH.
¿Hace falta consentimiento para guardar el CUIL o los datos de contacto?
Para los identificatorios no hace falta uno aparte cuando existe una obligación legal que justifica el tratamiento. El consentimiento expreso se vuelve necesario con los datos sensibles, como biometría o información de salud.
¿Qué pasa si un proveedor externo sufre una filtración?
La empresa sigue siendo responsable ante la persona titular de los datos, aunque haya tercerizado el procesamiento. Por eso conviene que el contrato fije los estándares técnicos y un mecanismo para verificar que se cumplen.
¿Cuánto hay que conservar los datos después de una desvinculación?
Depende del tipo de registro y de la actividad, porque los plazos vienen de fuentes distintas. Lo importante es tener el cronograma escrito con el fundamento de cada plazo y revisarlo con tu asesoría.
¿Es legal usar reconocimiento facial para el control de asistencia?
Con consentimiento informado y específico, dado que la biometría queda alcanzada como dato sensible. El consentimiento debería detallar la finalidad, quién accede y el tiempo de conservación, y conviene poder mostrar que se evaluaron otras opciones.
¿Qué requisitos técnicos pedirle a cualquier sistema?
Cifrado en tránsito y en reposo, backups con recuperación verificada, registro de accesos con fecha y hora, y autenticación de varios factores para los perfiles que tocan datos sensibles. Estos legajos online muestran cómo se ve eso en la práctica.
